Cena de todos os dias: você abre sua caixa de entrada do seu e-mail e se depara com uma maré de mensagens de todos os tipos, obrigando-o a “garimpar” o que é e o que não é importante. Para ajudar com a organização, aqui vão algumas dicas bem simples:
O tempo gasto na caixa de entrada não depende, necessariamente, da quantidade de mensagens que você recebe ou em quantas vezes seu telefone vibra. Deve-se definir quanto tempo é gasto por dia na tarefa.
O problema em checar e-mails toda hora é que a atividade acaba sendo apenas esta, checar sem nenhuma outra ação. Diminua a quantidade de checagens diárias e organize a prioridade das mensagens sem medo de excluir da caixa de entrada (seja enviando para a lixeira ou para o arquivo) aquilo que não for tão importante.
Mas cuidado com o que você arquiva. Um arquivo cheio resulta em buscas mais lentas. É recomendado guardar reservas de voo, notas fiscais e mensagens realmente importantes. Já “ofertas do dia” e outras coisas que possuem um prazo de validade não são necessárias arquivar.
Para escrever e-mails longos, utilize um editor de texto, evitando o impulso de olhar a caixa de entrada todas as vezes que chegar uma mensagem nova. Você pode então colar os frutos do seu trabalho na próxima vez que se aventurar na caixa de entrada.
Existem, ainda, ferramentas que filtram e categorizam o que é mais importante para ganhar prioridade na leitura. Assim, para os outros e-mails é necessária apenas uma passada rápida para resgatar alguma mensagem perdida e, em alguns toques, excluir todo o resto de uma vez.
Para que receber por e-mail informações de sites que você visita diariamente, como o Facebook? Desativar esse tipo de notificação ajuda a manter sua caixa de entrada menos caótica.
Aplicativos
AtiveInbox (Chrole/Firefox): Seus e-mails viram tarefas. Ele prioriza as mensagens mais importantes, agrupa mensagens baseadas em projetos e ajuda a descartar assuntos que já foram resolvidos.
Boomerang (Chrome/Firefox/Safari): Conectado com o Gmail, nele você pode agendar envio de mensagens e programar o recebimento de lembretes caso algum e-mail não tenha sido respondido. Caso não dê para retornar no momento, ele ainda pode te lembrar de respondê-la mais tarde.
Abas personalizáveis (Gmail): Divide seus emails em categorias como Principais, Social (Twitter, Facebook), Promoções (ofertas de lojas) e Atualizações (confirmações de pedidos, informações de voo e coisas assim).
Fonte: Gizmodo
